الوثائق

ويجب على الوكالة المسؤولة عن إدارة العلاوة الشخصية أن تحتفظ بدفتر الأستاذ (أو ما يعادله) لتسجيل جميع المعاملات. وينبغي لدفتر الأستاذ أن يبين بشكل صحيح جميع الودائع ، والسحب ، والتحويلات ، والنفقات ، والفوائد ، ويجب أن يتضمن وصفا موجزا لكل معاملة. ويجب أن يكون الرصيد الموجود في دفتر الأستاذ مطابقا دائما لمجموع النقدية والمكافئات النقدية في مكان الإقامة. 

وفي بعض الأحيان ، يكون هناك أكثر من سجل للشخص الواحد. ويجوز للوكالة أن تحتفظ بدفتر حسابات واحد لتسجيل الاستحقاقات ومعاملات البدل الشخصي ، ويجوز لها أن تحتفظ بسجلات أخرى لتسجيل المعاملات النقدية الموجودة في متناول اليد. وينبغي للشخص المعني الدخول في بيانات أولية على دفتر الأستاذ في وقت إجراء المعاملة ، أو على سجل متصل ب PEP شهريا على الأقل ، ما لم يذكر PEP أن الشخص لا يمكنه فهم ما ستعنيه هذه السجلات بالأحرف الأولى.

ويجب أن يكون بمقدور الشخص ، ووالداه ، وأولياء أمورهم ، ومناصريهم ، وممثليهم ، والوكالات التي تدفع الاستحقاقات ، أن يكونوا قادرين على استعراض جميع سجلات حسابات البدل الشخصي ، بما في ذلك دفاتر الأستاذ العام ، بناء على طلبها. ويجب أن ترسل نسخ من دفتر الأستاذ إلى الجهة الممثلة له كل ثلاثة أشهر ؛ وينبغي أيضا إرسال نسخ من دفتر الأستاذ من مقدمي الخدمات غير المقيمين إلى مقر الإقامة فصليا.

وإذا كانت الوكالة تدير الأموال لعدة أفراد ، فيجب عليها أن تجري مراجعة سنوية لنسبة 10 في المائة على الأقل من الحسابات الشخصية للأفراد في دور الرعاية الأسرية و 25 في المائة من الحسابات الشخصية للأفراد في أنواع أخرى من المساكن التي يمثل المخرج من أجلها أو الذين يتعاملون معهم من أجل المال. ويجب أن تبرهن عمليات مراجعة الحسابات على الامتثال للوائح البدل الشخصي.   

وتعد الايصالات ضرورية لتوثيق الانفاق من العلاوة الشخصية. وينبغي أن تكون الإيصالات مطابقة لمداخل دفتر الأستاذ وينبغي أن تبين بوضوح ما يلي :

• البند أو الخدمة التي تم شرائها
• المبلغ المدفوع
• المورد
• تاريخ الشراء 

ويلزم إيصالات الاستلام عندما ينفق موظفو الوكالة أموال العلاوات الشخصية. ويجب أن يكون لكل عملية شراء استلام وأن يكون لبند دفتر الأستاذ رقم مرجعي يؤدي إلى الإيصالات ذات الصلة. وفي حالة عدم الحصول على إيصال لعملية شراء بالنيابة عن شخص ما ، يجوز للوكالات أن تسدد للشخص المبلغ الذي أنفقه.

يتم طلب الايصالات لكل عمليات شراء المجموعة. وينبغي أن يبين الإيصال جميع البنود المذكورة أعلاه وأن يبين عدد الأشخاص في المجموعة. وينبغي أن تبين أن المبلغ الذي ينفق عليه كل شخص مساو لاستخدامه في الشراء (يجب أيضا أن ينعكس المبلغ الذي يدفعه كل شخص لشراء المجموعة في دفاتر الأستاذ الخاصة بكل شخص). ويجب أن يكون لدى دفتر الأستاذ الخاص بكل شخص نسخة من الإيصال المرفق.

وإذا استخدم موظف بدل شخصي لشراء بند روتيني متعلق بالاستجمام تقل قيمته عن 15 دولارا ، فإن الإيصال غير مطلوب ، ولكن يجب على الموظفين تدوين رموز في دفتر الأستاذ لتلك النفقات الصغيرة (على سبيل المثال ، "الأفلام-اسم الفيلم-$10.50").

ويجوز للوكالات أن تطلب إيصالات وفقا لسلطتها التقديرية فيما يتعلق بجميع عمليات الشراء التي يقوم بها موظف. وقد تكون سياسات الوكالة أكثر تقييدا من الأنظمة ؛ وينبغي أن تشير إلى الإجراءات المكتوبة التي تتبعها وكالتك لضمان الامتثال.

وعندما ينفق الشخص أمواله بمبلغ يتفق مع تقييمه لإدارة أمواله ، فإن الإيصالات ليست مطلوبة. وينبغي أن يكون القيد في دفتر الأستاذ "$XX.XX للإنفاق" وينبغي أن يبدأ الشخص بالدخول في السجل. وفي حين أن الإيصالات غير مطلوبة بالنسبة للمشتريات التي يقوم بها الشخص ، فإنه من أفضل الممارسات تشجيع الشخص على الحصول على إيصالات ومنحه المسكن مقابل حفظه في حالة احتياجه إلى إعادته أو إذا كانت هناك حاجة إلى إثبات على الشراء لغرض آخر (مثل الضمان). ومن المهم أن نتذكر أنه لا يمكن منح هذا الشخص أموالا أكثر مما حدد له القدرة على المناولة بصورة مستقلة في MA الخاصة به. 

وعندما تصدر شركة التجزئة مكافأة للمشتريات التي يمكن إعادة النظر فيها للحصول على المال أو البضائع أو أي اعتبارات أخرى ، فإن تلك المكافأة هي الممتلكات الوحيدة التي يشتريها الشخص الذي اشترى البند الأصلي. ويجب تسجيل المكافآت في دفتر الحسابات من خلال إدخال الكوبونات أو رقم الشهادة / الكارت كجزء من المعاملة ويجب أن تكون المكافأة مرفقة بالاستلام. كوبونات ردهة ، شهادات / بطاقات هدايا ونقاط يمكن استخدامها فقط من قبل الشخص الذي كسبها. اذا كان الشخص لا يقوم باستخدام المكافأة ، يجب السماح للمكافأة بأن تنتهي صلاحيتها. ويجب أن تظل المكافآت غير المستخدمة مرفقة بإيصالات الشراء.

وفي حال فقدان أو فقدان مكافأة ، ينبغي لموظفي الوكالة أن يتصلوا بالمتجر أو بالرقم الهاتفي المجاني للتسلسل لتحديد ما إذا كان قد أعيد تحديده أم لا. وإذا استخدمت المكافأة ولم يكن هناك دليل على أن المكافأة قد استخدمت لصالح الشخص (على سبيل المثال ، بالنسبة لإيصالات الاستلام في وقت لاحق) ، فإنه يتعين على الوكالة أن تسدد للشخص قيمة المكافأة. وإذا لم تتمكن الوكالة من تأكيد ما إذا كانت تستخدم ، فإنه يتعين على الوكالة أن تسدد للشخص قيمة المكافأة.

وينبغي أن تشمل عمليات مراجعة العلاوات الشخصية التحقق من توثيق أي مكافآت بشكل صحيح واستخدامها لصالح الشخص أو يسمح له بانتهائها. وموظفو الوكالة الذين لا يتبعون الشروط الواردة أعلاه هم في انتهاك مباشر لمسؤولية شعبة النهوض بالمرأة عن حماية الممتلكات الشخصية للأفراد الذين يهتمون برعايتهم.

وفي ربع السنة على الأقل ، يجب أن تبين المحاسبة الخاصة بالبدلات الشخصية مكان أموال العلاوة الشخصية. وينبغي أن تقوم بتفصيل :

• مبلغ النقدية ومكافئات النقدية في مقر إقامة الشخص ويومه
• مبلغ المال في الحساب الذي يملكه الشخص 
• المبلغ في حساب الوكالة المصرفي

وإذا كان الحساب الفصلي جزءا من السجل العام للوكالة ، فإن المحاسبة يجب أن تظهر أموالا للبدل الشخصي منفصلة عن الأموال الأخرى التي تتحكم فيها الوكالة.

ويجب أن تحتفظ الوكالات بسجلات كاملة توثق جميع المعاملات التي تنطوي على بدل شخصي لمدة أربع سنوات.