مشاكل المراجعة

وستقوم شعبة النهوض بالمرأة وشعبة النهوض بالمرأة وغيرها من الوكالات الحكومية بمراجعة كيفية تعامل البرنامج مع البدل الشخصي. وستقوم بمراجعة السجلات والوثائق الداعمة ، وستقوم بحساب النقدية الموجودة في يدها.

وقد تم العثور على بعض المشاكل الشائعة أثناء عمليات مراجعة الحسابات. وتشمل هذه المشاكل المشتركة ما يلي :

• ولم يتم فصل العلاوة الشخصية عن الإيرادات التي تحصل عليها البلدان في غضون ثلاثة (3) أيام من تلقي البدل
• الأموال كانت مفقودة
• لم يخصص مبلغ بدل شخصي كامل للشخص عندما نقصت قيمة دخله غير المكتسب () 
• لم يكتمل الاستعراض السنوي للنسبة المئوية المطلوبة من حسابات البدل الشخصي للأشخاص الذين يعيشون في الأنواع المختلفة من المساكن
• وتجاوزت النقدية الموجودة في المنزل الحد الأقصى للنقدية المنصوص عليها في النظام الأساسي للفرد
• وكانت النفقات من البدل الشخصي غير ملائمة ، وعلى سبيل المثال ، استخدم بدل شخصي لدفع تكاليف الخدمات الهاتفية المحلية والوصفات الطبية وغيرها من النفقات التي كان ينبغي أن تدفع لها الوكالة أو برنامج ميديكير للمساعدة الطبية
• لم يتم إعادة تقييم مهارات التعامل مع الأموال التي يتمتع بها الشخص في MA بشكل دوري 
• الإجراءات الخطية الداخلية بشأن كيفية التعامل مع أموال البدلات الشخصية غير موجودة
• ولم تكن الوثائق المتعلقة بالاستلام والمحاسبة المستقلة لبدل الملبس نصف السنوي من مكتب شعبة النهوض بالمرأة وشعبة النهوض بالمرأة وشعبة النهوض بالمرأة
• ولم تستخدم الأموال نصف السنوية لبدل الملبس 

وكانت هناك أيضا مشاكل مشتركة مع دفاتر الأستاذ العام ، مثل :

• لم تدرج المعاملات النقدية في دفتر الأستاذ في وقت حدوثها
• الشخص الذي قام بعملية الشراء لم يتم تسجيله
• كانت عمليات حفظ السجلات سيئة الصيانة أو لا وجود لها
• أخطاء في الرياضيات تم تسجيلها في دفتر الأستاذ
• عمليات الشراء لا تحتوي على ايصالات استلام
• الايصالات العامة لم تتضمن على المورد أو التاريخ أو وصف البنود التي تم شرائها 
• فالأفراد الذين كانوا قادرين على ذلك لم يكونوا مبدعين أو لا يوقعان على المال الذي أعطي لهم 

وإعلان التبرعات هو عندما تقوم إحدى الوكالات أو الموظفين بإنهاء أموال الوكالة أو الأموال الخاصة بها لشخص ما وتتوقع أن يسدد من أموال العلاوات الشخصية. ويحظر قانون الدولة تحويل الأموال إلى متلقي البدل الشخصي ، حتى ولو لفترة قصيرة ، وتسدد بعد ذلك من أموال العلاوات الشخصية. 

وإذا لم يكن بإمكان الموظفين في مكان الإقامة الحصول على المبالغ النقدية وقت الطلب ، فلا يجوز للمحل أن يأخذ أموالا من أموال المصروفات النثرية أو من أموال القروض الشخصية ويسدد فيما بعد مبالغ نقدية أو موظفين للمصروفات النثرية من البدل الشخصي للشخص. ويمكن للتخطيط المسبق أن يقضي على الحالات التي قد يستسلم فيها الموظفون إلى أموال الوكالات أو الأموال الخاصة بهم. وينبغي للوكالة أن تستعرض إجراءاتها لضمان وجود خطط لضمان حصول الأفراد على أموالهم عندما يكون الموظفون الذين يمكنهم فتح الخزنة خارج أوقات عملهم. 

ومن الصعب القيام ببعض المشتريات باستخدام النقد اليوم. وقد وضع مكتب النهوض بالمرأة سياسات لمعالجة مسألة استخدام بطاقة ائتمان للقيام بعمليات شراء بطريقة تتفادى إعلان التبرعات عند الضرورة (مثل تذاكر السفر بالطائرة). ويجوز لمكتب المدعي العام لشؤون نزع السلاح أو الوكالة الطوعية أن يستخدم بطاقة الائتمان الخاصة بعمله لشراء بند (بنود) للشخص الذي يدير له مدير مكتب المدعي العام لشؤون نزع السلاح أو وكالة تطوعية صناديق العلاوات الشخصية. ويجب أن يتم تخصيص أموال الأفراد قبل الشراء ولكامل المبلغ الذي يتم شراؤه. وإذا لم تخصص الأموال قبل الشراء ، فإنها ستعتبر تعهدتا للأموال ، وسيشكل ذلك انتهاكا للوائح المتعلقة بالبدل الشخصي لشعبة النهوض بالمرأة (14 اتفاقية نيويورك رقم 633-15).

وفيما يتعلق بالمشتريات التي تتطلب بطاقة ائتمان ، يمكن للوكالة أن تضمن السماح للأشخاص بالحصول على الأصناف وضمان عدم تعهدهم بالمال من خلال ما يلي :

• استعراض حساب البدل الشخصي والتحقق من وجود رصيد كاف لتغطية تكاليف الشراء
• تحديد التكلفة الكاملة قبل استخدام بطاقة الائتمان
• دفع التكلفة الكاملة من الحساب الشخصي الى فاتورة بطاقة الائتمان مباشرة بعد العملية

ويجوز للوكالة أن تقدم أموالا لشراء الأصناف أو للمشاركة في عمليات الحجز المجتمعية عندما لا يكون للشخص دخل. وهذا لا يدفع الأموال لأنه لا توجد توقعات بأن الشخص سيسدد للوكالة. وإذا كانت الوكالة توفر الأموال لشخص بدون دخل ، فإن الأموال المخصصة للإنفاق الشخصي لا يمكن ردها إذا أصبح الشخص مؤهلا للحصول على استحقاقاته في وقت لاحق. 

ويمكن وضع إجراءات للسماح للموظفين بالحصول على مبالغ صغيرة من أموال البدلات الشخصية عندما يكون الموظفون الذين يمكنهم الوصول إلى مكان آمن خارج الخدمة. أحد الطرق هو استخدام نظام دفتر الأستاذ الفرعي. 

ويوصى باتباع دفاتر الأستاذ الفرعية كممارسة فضلي لأن :

• النقد خارج المناطق الآمنة سيتم تقليله إلى أدنى حد
• وهو يوفر المساءلة عن الأموال
• يمكن للناس الوصول لأموالهم عند الحاجة 

مثال-Sub-ledgers

يقوم هذا المثال بشرح اجراءات دفتر الأستاذ الفرعي التي يتم استخدامها بواسطة جهة اتاحة واحدة.

يتم تأمين جداول الشحن ويتم الاحتفاظ بالأموال في مكان آمن. يقوم المانح بتحديد مدير دفتر الأستاذ الذي يتوافر لديه امكانية توصل لسجل الحسابات والأمان. ويمكن تعيين codger co-Manager كنسخة احتياطية للتغطية عندما يكون المدير المحدد خارج الخدمة. ويجب القيام بتسوية كاملة بين السجلات والنقدية قبل أن تنتقل المسؤولية من المدير إلى المدير المشارك. 

وإذا كانت هناك حاجة إلى أموال عندما لا تكون هناك إمكانية للوصول إلى مكان آمن ، يمكن منح مبالغ صغيرة لشخص آخر مسؤول مقدما وتأمينه داخل الإقامة عندما تكتمل عمليات تجاوزه. ويوقع الموظف على دفتر الأستاذ ، وتوضع الأموال في دفتر الأستاذ الفرعي الذي يحدد الغرض من الأموال. ويجب على الموظفين توثيق الكيفية التي تنفق بها جميع الأموال وتوفير الإيصالات. ويتم تأمين الأموال ودفتر الأستاذ الفرعي عندما لا يكون الموظفون في الخارج مع الأفراد أو يتسوقون نيابة عنهم.  وإذا كان هناك غرض محدد للنقدية ، يجب على الموظف المسؤول أن يتسوق ويعيد الإيصالات ويتغير إلى مدير دفتر الأستاذ في غضون سبعة (7) أيام. وإذا طلب المزيد من المال للشخص نفسه ، يجب أن يحول الموظف إلى دفتر الأستاذ الفرعي قبل منح الأموال الإضافية.

وعندما يقوم أي موظف بنقل أمواله إلى موظف آخر ، يجب أن يكون هناك مدخل لدفتر الأستاذ. 

للمانح العديد من السياسات التي تساعد في حماية المال :

• ولا يسمح للموظفين بنقل أو إقراض المال من حساب شخص إلى حساب آخر. 
• حظر القروض المقدمة من أموال العلاوات الشخصية إلى الموظفين
• الموظفون غير مسموح لهم بإنفاق أموالهم الخاصة وسيتم تعويضهم فيما بعد
• ولا يسمح بتعيين موظفين وصناديق فردية ؛ ويحتفظ بأموال كل فرد على حدة
• يمكن أن يقوم مدير السجل بمراجعة السجلات الفرعية في أي وقت

وبما أن العلاوة الشخصية تؤثر على نوعية حياة الشخص ، فإن سوء الاستخدام يعاقب عليه بموجب القانون. ويمكن لسوء إدارة البدل الشخصي أن يكون جنحة من الفئة ألف. وتشمل العقوبات المدنية والجنائية ما يلي :

• السجن لمدة سنتين
• غرامة قدرها 000 10 دولار
• الأحكام التي تصل إلى ضعف المبلغ الذي يساء استخدامه