إدارة صناديق الأفراد

وتحدد اللوائح التنظيمية للبدل الشخصي مسؤوليات المنظمات التطوعية والمنظمات الطوعية التي تقبل المسؤولية عن التعامل مع أي أموال شخصية نيابة عن الأفراد الذين يخدمونهم. وتحدد هذه الجهات مسؤوليات مقدمي الخدمات السكنية وغير المقيمين فيها. وبصرف النظر عن مصدر الأموال ، فإنه إذا كانت الوكالة تتعامل مع الأموال ، فإنه يتعين على الوكالة أن تتبع لوائح البدل الشخصي ، بما في ذلك تسجيل كل استلام وصرف الأموال التي تديرها الوكالة ، بما في ذلك الإيداعات ، والسحب ، والفائدة ، والتحويلات بين الحسابات. 

وتستمد العلاوة الشخصية من الدخل الشهري للشخص ، بما في ذلك الدخل غير المكتسب مثل الاستحقاقات الحكومية وأي دخل يحصل عليه. ومن المهم أن يحصل الشخص على بدله الشخصي عندما تصبح الأموال متاحة. ويجب على الوكالة أن تفصل بين البدل الشخصي وغيره من الأموال في غضون ثلاثة أيام عمل من تاريخ استلامها. ويجب أن يزود الأفراد بأموالهم الشخصية في غضون ثلاثة أيام عمل من الطلب.

ويجب على الوكالة السكنية أن تحدد ما إذا كان الشخص يحتاج إلى ممثل له. ويجب تقييم الحاجة إلى ممثل له وتوثيقه في غضون 10 أيام عند دخوله ، وفي أي وقت يتحرك فيه الشخص ، إذا حدث تغير في ظروفه أو قدرته على إدارة الأموال ، وإذا كان الشخص أو شخص آخر يطلب ذلك نيابة عنه. وإذا ما قررت الوكالة أن شخصا يحتاج إلى ممثل له ، ولم يكن لديها من قبل ، فإنه يتعين على مهني في مجال الرعاية الصحية إجراء تقييم وتقديم استنتاجاتها إلى الهيئة العليا للرعاية الصحية. ويجب الحفاظ على الوثائق. 

وإذا كان الممثل الذي يمثله هو مدير المرفق ، فيجب عليهم إدارة استحقاقات الشخص وبدله الشخصي دون فرض رسم. وإذا لم يكن مدير المرفق هو الجهة الممثلة له ، فيجب عليهم أن يقدموا خطيا لإدارة العلاوة الشخصية مجانا. وترد معلومات إضافية عن مسؤوليات الممثل المدفوع له في 14 من القسم 633-9 من اتفاقية نيويورك.  

ويجب على الوكالة السكنية وضع وتنفيذ سياسات وإجراءات لإدارة الأموال واستخدامها. ويجب أن تتناول السياسات والإجراءات ، كحد أدنى ، ما يلي :

• ضمان أمن الأموال ، بما في ذلك الموقع الذي يحتفظ به والقيود المفروضة على إمكانية الحصول عليه
• مساءلة الموظفين والمتطوعين ومقدمي الخدمات
• حفظ السجلات ، إلكترونيا وعلى الورق
• رصد البدلات الشخصية ورصدها
• :: أن يكون استخدام البدل الشخصي لصالح الشخص وحده ويعكس خياراته
• عملية لتخطيط النفقات الشخصية الفردية وتنفيذ خطة للنفقات الشخصية (PEP) 
• اعلام الشخص والأطراف باختيارهم عندما يقوم المانح بطلب أن يكون هو payee
• الردود على طلبات المحاسبة

والوكالة السكنية مسؤولة عن إدارة حساب البدل الشخصي باستخدام المبادئ التوجيهية التالية :

• ويجب أن ينفصل البدل الشخصي عن الدخل أو صافي الدخل الشهري المتاح في غضون ثلاثة (3) أيام عمل من التسلم. 
• ويجب الاحتفاظ بسجل لجميع الموارد لضمان استمرار أهلية الحصول على المزايا والاستحقاقات 
• ويجب أن تحدد العملية المحاسبية بوضوح البدل الشخصي كما هو منفصل عن أي أموال تعود للوكالة أو موظفيها أو متعاقديها أو الخبراء الاستشاريين أو المتطوعين أو مقدمي الرعاية الأسرية.
• ويجب أن يعكس حساب البدل الشخصي جميع الفوائد التي يحصل عليها الشخص إذا كان البدل الشخصي قد أودع في حساب مصرفي للوكالة

وبالإضافة إلى هذه المبادئ التوجيهية ، يجب أن تكون لدى الوكالة أو الوكالة الراعية إجراءات لرصد مجموع الأموال التي يتمتع بها الشخص بشكل مستقل ، والعمل مع الفرد لضمان ألا يتجاوز هذا المجموع المبلغ المحدد في تقييم إدارة أموال الشخص (). ويشمل ذلك :

• النقدية أو مكافئات النقدية ، من قبيل بطاقة الخصم أو بطاقة الائتمان المدفوعة مقدما ، في حوزة الشخص
• الأموال التي يحتفظ بها الشخص من إيراداته
• الأموال التي يحتفظ بها في حساب يملكه شخص ما (على سبيل المثال ، في حساب مصرفي للمجتمع المحلي)

ينتقل الناس أحيانا من حالة حياة إلى أخرى. وخلال فترة الانتقال هذه ، من المهم أن تتاح لهم إمكانية الحصول دون انقطاع على أموالهم الخاصة ببدلهم الشخصي.

وتعود أموال العلاوات الشخصية إلى الشخص ويجب أن تكون متاحة للإنفاق الشخصي وفقا لتقدير الشخص. وللتأكد من أن أموال الشخص لا تزال متاحة ، وضعت إجراءات محددة وترد أدناه.   

وعندما تكون الوكالة الأصلية هي الجهة الممثلة له ، وتكون أموال الشخص مستمدة بالكامل من مصادر أخرى غير مصادر الضمان الاجتماعي أو نظام الضمان الاجتماعي ، يجب إحالة الرصيد المتبقي من أموال البدل الشخصي إلى الطرف المناسب في المقر الجديد في غضون 10 أيام من مغادرة الشخص. وخلال الفترة الانتقالية ، يتعين تقديم أي أموال إضافية ترد قبل تعيين ممثل جديد له في غضون 5 أيام عمل من تسلمه إلى الوكالة الجديدة. ويستمر هذا الترتيب إلى أن يتم تعيين المدفوع له. وإذا كان المقر الجديد هو مقر الإقامة أو الإقامة الطوعية الموثقة ، يجب أن يحدد مقدم الخدمة الجديد ما إذا كانت هناك حاجة لوجود ممثل له وطلب منه أن يكون المدفوع له ، إذا كان ذلك منطبقا ، في غضون 10 أيام من دخوله السجن.

وتنطبق الإجراءات التالية ، بغض النظر عن المكان الذي يتحرك فيه الشخص ، عندما يكون أي من أموال الشخص مشتق من المدفوعات التي تدفعها إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) :

وعندما يطرأ تغيير على الجهة الممثلة له ، يجب أن تعاد جميع الأموال التي يقدمها برنامج SSA إلى برنامج "SSA" في غضون 10 أيام. ويجب إخطار الوكالة الجديدة أو المدفوع المدفوع له بالتاريخ والمبلغ الذي يعاد إليه.  وقد يمنح برنامج
SSA إذنا خطيا لدفع الأموال إلى المدفوع له عندما يطلب منه ذلك لأفراد محددين أو في ظل ظروف معينة. يجب أن يتم الاحتفاظ بهذا التصريح في الملف. 
في حالة استلام التصريح المكتوب من SSA لإرسال الأموال إلى الوكالة الجديدة ، يجب أن تقدم الأموال في غضون 10 أيام من التحرك.
بالإضافة إلى الإجراءات المبينة أعلاه ، تنطبق المتطلبات المحددة التالية عندما ينتقل الشخص إلى مكان آخر مصدق عليه أو يقوم بتشغيله مكتب تخطيط البرامج والتنمية والنهوض بالمرأة : 

• وعندما يتحرك شخص ما ، يتعين على الوكالة أن ترسل بدلا من العلاوة الشخصية القانونية لشهر واحد أو مجموع أموال الشخص ، إلى الوكالة الجديدة قبل أن تعيد أي أموال متبقية إلى الهيئة العليا لأمن الدولة. 
• وعندما يتم تعيين وكالة جديدة له كممثل له ، ويتلقى أمواله ، يجب أن يعامل المال كبدل شخصي. اذا كان هناك أي ايجار مستحق لفترة سابقة لتعيينه كممثل له ، يجب أن تحصل الوكالة على تصريح مكتوب من SSA لتجميعه الا اذا كان الشخص موجود في ICF أو DC أو SRU. 
• ويجب إرسال صندوق الدفن إلى المدفوع له في غضون 10 أيام عمل ، ويجب تحديده بوضوح على هذا النحو. ويجب على الوكالة الجديدة أن تضع في حسابها صندوق الدفن كل على حدة لكي تظل مصدرا مستبعدا لأغراض الخدمة الخاصة بخدمات الرعاية الاجتماعية والمساعدة الطبية.
• وإذا ما تقرر أن الشخص يحتاج إلى أحد الممثلين له ، فإنه يتعين على الوكالة الجديدة أن تتقدم بطلب إلى الهيئة العليا لأمن الدولة لكي تصبح الجهة الممثلة له في غضون 10 أيام عمل من تحرك الشخص. وينبغي للوكالة أن توثق الحاجة إلى المدفوع له وأن تقدم له عرضا بأن يخدم كممثل له. وينبغي الاحتفاظ بهذه الوثائق في ملف القضية. 

والغرض من الإجراءات المفصلة أعلاه هو تفادي النقص في البدل الشخصي للفرد عند انتقاله إلى محل إقامة جديد. وإذا تحرك شخص إلى محل إقامة تديره وكالة مختلفة ويحدث عجز مؤقت لأن استحقاقات الشخص لم تدفع بعد إلى الوكالة الجديدة ، يجوز للوكالة أن تدفع العلاوة الشخصية للشخص إلى حين تلقي الاستحقاقات. وهذه هي المرة الوحيدة التي يجوز فيها للوكالة أن تقدم الأموال لفرد ما. وأي تقدم آخر للأموال يشكل تعهدتا ، وهو محظور. 

ويتحمل المورد غير السكني الذي يقبل أموال البدل الشخصي من وكالة سكنية لاستخدام شخص ما المسؤولية عن تلك الأموال ، ويجب عليه التعامل معها وفقا للوائح خاصة بالبدل الشخصي. 

وتشمل هذه المسؤولية وضع السياسات والإجراءات التي تعالج ، كحد أدنى ، ما يلي :

• استخدام الأموال
• أمن الأموال
• حفظ السجلات ، إلكترونيا وعلى الورق
• :: مساءلة جميع موظفي الوكالة الذين يتعاملون مع الأموال ، بمن فيهم الموظفون والمتعاقدون والخبراء الاستشاريون والمتطوعون 
• رصد البدلات الشخصية ورصدها

وبالإضافة إلى ذلك ، تشترط لوائح البدل الشخصي ضرورة أن يقوم مقدم خدمات غير المقيمين بما يلي :

• الاحتفاظ بسجل أو سجل محدث لكل شخص بعينه يبين بالتفصيل استلام الأموال المخصصة للبدل الشخصي وصرفها ورصيدها
• الحصول على إيصالات وفقا لرقم 14 من اتفاقية نيويورك 633.15
• كفالة أن تعود النفقات بالفائدة على الأفراد وأن تصبح الأصناف المشتراة بواسطة الشخص أو لأجله ملكا له أو لها
• :: ضمان أن يكون استخدام العلاوة الشخصية وفقا لخطة الإنفاق الخاصة بكل فرد
• إرسال نسخة من دفتر الأستاذ إلى دفتر الأستاذ لكل شخص يقوم البرنامج بالاحتفاظ بأموال العلاوات الشخصية كل ثلاثة أشهر

وهناك أنواع مختلفة من الحسابات مرتبطة بالبدل الشخصي. ويجب الحفاظ على الوثائق بالنسبة لجميع الحسابات المشمولة في إطار لوائح البدل الشخصي. في حين أنك قد لا تعمل معهم جميعا ، يجب أن تكون على دراية بأغراضهم ويجب أن تعرف أيضا :

• من في وكالتك يدير الحسابات ؟
• كيف تدير وكالتك العلاوة الشخصية ؟ 

يجب أن تعرف أيضا كيفية التوصل الى المعلومات المتعلقة بمقدار العلاوة الشخصية المستحقة للشخص في أي شهر معين والرصيد الكلي (الرصيد) في حساب (حسابات) المخصصات الشخصية الذي تقوم بالتعامل معه. قد تتضمن هذه الحسابات أي أو كل ما يلي :

• حساب بدل شخصي
• حساب بدل شخصي للوكالات الاستئمانية
• حساب يملكه شخص
• النقدية أو مكافئات النقدية ، مثل بطاقة الخصم أو بطاقة الائتمان المدفوعة مقدما ، في مقر إقامته و / أو يومه
• المال في حوزة الشخص

حساب العلاوات الشخصية
وعندما تدير الوكالة السكنية العلاوة الشخصية ، يجب أن ينشأ حساب للبدل الشخصي للشخص المعني. وينطبق ذلك عندما تكون الوكالة ممثلة له و / أو عندما تتلقى أموالا من الممثل المدفوع له أو الشخص الذي يتولى إدارته. ويتألف حساب البدل الشخصي من عملية محاسبية لتسجيل استلام جميع العلاوة الشخصية وصرفها. لا يوجد نسق مطلوب ، ولكن يتم اقتراح أن يكون هناك أعمدة لعرض الاختلاف بين الدخل الحالي والمدخرات. ويجب على الوكالات أن تحدد الحسابات التي تحتفظ ببدل شخصي وما هي المبالغ الموجودة في كل منها ، كل ثلاثة أشهر على الأقل. ويجب الاحتفاظ بأموال حساب البدل الشخصي في واحد أو أكثر من الحسابات التالية :   

• حساب بدل شخصي للوكالات الاستئمانية
• حساب يملكه شخص
• النقدية في محل الإقامة
• النقدية مع مقدمي الخدمات الآخرين

حساب البدل الشخصي للوكالة

وتنشئ إحدى الوكالات حسابات بدل شخصي للعلاوات الشخصية لاحتواء أموال العلاوات الشخصية التي تكون مسؤولة عنها. ويمكن أن تحتوي على بدل شخصي لأفراد متعددين ، ولكن يجب أن تكون الوكالات قادرة على تحديد البدل الشخصي الذي يملكه كل شخص. يجب أن يكون الحساب موضع اهتمام. ويجب أن تخصص الفوائد على الحساب لجميع الأشخاص الذين لديهم أموال في الحساب. وبينما تسيطر الوكالة على الحساب البنكي ، فإن الوكالة لا تملك المال في الحساب. 

ولا يجوز لموظفي الوكالة المأذون لهم إلا أن يكون لديهم إمكانية الوصول إلى الحساب الائتماني. ولا يمكن صرف الأموال إلا على النحو التالي :

• للشخص للإنفاق 
• إلى المسكن لإبقاء النقدية على يد للشخص 
• الدفع للبائعين لدفع نفقات البدل الشخصي  
• إلى الأسرة أو الأصدقاء لتعويض المشتريات بإيصالات
• إلى حساب مملوك لشخص

حساب تم امتلاكه بواسطة الشخص
والحساب الذي يملكه الشخص هو حساب في مؤسسة مالية في المجتمع المحلي. ويمكن استخدام هذا الحساب للأشخاص الذين قد يكون لديهم بعض المهارات في إدارة الأموال ، ولكنهم يحتاجون إلى التدريب ، لأولئك الذين يحتاجون إلى المساعدة في إيداع الأموال وسحبها ماديا ، أو لأسباب أخرى كما هو موثق في PEP. يجب أن يكون باسم الشخص فقط ليعكس الملكية الوحيدة. ويجب ألا يكون الحساب مطلقا باسم الشخص واسم الوكالة أو موظف الوكالة. وينبغي ، إذا أمكن ، أن يكون الحساب موضع اهتمام. يمكن وضع الأجور في الحساب. وفيما يتعلق بالتوثيق والمراقبة ، فإن الإيداع المباشر دائما فكرة جيدة.

وتستخدم بعض الوكالات بطاقات السحب أو بطاقات الصرف الآلي لإدارة العلاوة الشخصية على نحو أفضل. وهذا له ميزة كما يمكن الوصول إلى المال من أي مكان تقريبا وبنفس الطريقة مثل أي شخص آخر. معظم آلات صرف الكاميرات لديها كاميرات ، مما يساعد عند التحقيق في المشاكل. ويظهر بيان البنك الانسحابات والائتمانات ويمكن استخدامه كجهاز للرقابة الداخلية. كما أنه يقلل من حجم الأموال النقدية في المنزل. 

ونظرا لأن الحساب الذي يملكه الشخص لا ينتمي إلا إلى الشخص ، فإنه مسؤول عن أي رسوم متصلة بالحساب. ومع ذلك ، فإن من واجب الوكالة أن تسعى إلى الحصول على أفضل خيار للفرد وأن تسعى إلى الإعفاء من الرسوم. والوكالة مسؤولة أيضا عن رصد ميزان الحساب للتأكد من أن الموارد الإجمالية للشخص تبقى دون الحد المسموح به بحيث لا يتم تخفيض استحقاقات الشخص.

النقدية في مقر الإقامة
ويجوز ، وفقا لبرنامج PEP ، وبناء على طلب من الشخص أو من موظفي الوكالة ذوي الصلة ، أن يحتفظ بالنقدية في مكان الإقامة لتلبية احتياجات الشخص اليومية. ويجب أن تكون النقدية في مكان آمن وأن تكون هناك إمكانية محدودة للوصول إلى الأموال. وينبغي أن تتاح الأموال للشخص بناء على طلبه. ويجب أن تكون هناك وثائق في مكان الإقامة ، بما في ذلك دفتر الأستاذ أو ما يعادلها ، لجميع الإيصالات ، والمدفوعات ، والرصيد المتبقي من جميع المبالغ النقدية الموجودة في الإقامة. ويجب التعامل مع المكافئات النقدية ، مثل بطاقات الائتمان المدفوعة مسبقا ، باعتبارها نقدا إذا كان محل إقامتها. وينبغي أن يعكس مبلغ النقدية في مكان الإقامة احتياجات الشخص من الإنفاق على أساس برنامج PEP الخاص به وأن يكون مساويا لمبلغ الحد الأقصى للنقدية بالنسبة لمحل الإقامة أو أقل منه. وينطبق الحد الأقصى للنقدية القانونية على المبلغ الإجمالي للنقدية ، بما في ذلك الأجور ، التي يمكن للوكالة أن تحتفظ بها في مكان الإقامة لشخص ما. ويجري تعديل الحد الأقصى للنقدية سنويا عندما يكون هناك قانون لمكافحة غسل الأموال ويعادل المبلغ المخصص للبدل الشخصي للرعاية الاجتماعية الثالثة (مدرسة خاصة) بالإضافة إلى مبلغ 20 دولارا. ويمكن تجاوز هذا المبلغ لفترة أقصاها 14 يوما تقويميا لغرض محدد. ويجب أن تدرج الوثائق المتعلقة بالمبلغ المحدد ووقته والغرض منه في سجل حساب النقدية. ويجوز للوكالة أن تختار سقف نقدي يقل عن المبلغ القانوني ، ولكنها قد لا تتجاوز هذا المبلغ. ويمكن توفير جزء من النقدية في مكان الإقامة لبرنامج غير سكني لكي يستخدمه الشخص في الوقت الذي يتلقى فيه خدماته في ذلك البرنامج. 

النقدية في برنامج اليوم
ويجب أن تتبع البرامج النهارية المتطلبات الخاصة بجميع مقدمي الخدمات غير المقيمين. وينبغي ألا تؤثر الأموال المقدمة إلى أحد البرامج تأثيرا سلبيا على قدرة الشخص على القيام بالأشياء التي يتمتع بها في المساء وفي عطلات نهاية الأسبوع. ولا يمكن للبرنامج السكني نقل أموال العلاوة الشخصية إلى برنامج اليوم ما لم يكن لبرنامج اليوم إجراءات للتعامل مع البدل الشخصي ، بما في ذلك :

• الاحتفاظ بسجلات منفصلة وايصالات منفصلة لكل شخص يتعامل معه برنامج اليوم مع أي مال للبدل الشخصي 
• ارسال تقرير ربع سنوي الى البرنامج السكني
• متابعة خطة PEP للشخص

وينبغي ألا تستخدم هذه الإجراءات إلا للأشخاص غير القادرين على التعامل مع أموالهم أو لمبالغ أكبر من المبلغ المبين في تقييمهم لإدارة أموالهم. واذا كان برنامج اليوم لا يتبع المتطلبات التنظيمية ، فانه يتعين على موظفى الوكالة عدم ارسال اموال العلاوات الشخصية الى البرنامج الذى يستمر يوما. 

على سبيل المثال : يعمل برنامج DDSOO وبرنامج اليوم معا لتوفير بدل شخصي لجيسيكا خلال أيام اختيار المجموعة التي تقوم باختيارها. ويسحب المقر مبلغا صغيرا (20 دولارا أو أقل) من النقدية الموجودة في يده ويرسله إلى البرنامج الذي سيتم فيه اليوم. يعطي برنامج اليوم إيصال للنقد إلى الإقامة. ويحتفظ موظفو البرنامج بدفتر الأستاذ لجميع النفقات ، بما في ذلك كيفية استخدام الأموال وإيصالات الاستلام إذا لزم الأمر. كل ربع ، برنامج النهار يرسل نسخة من دفتر الحسابات إلى البرنامج السكني. ويخفض هذا الترتيب الوقت والعمل الورقي لنقل كميات صغيرة محددة بين برنامج اليوم ومكان الإقامة. وتنظر أيضا إلى هذا الأمر باعتباره ترتيبا أكثر أمنا ، لأن عددا أقل من الناس يتعامل مع الأموال كل يوم.